Nemen jullie het roer over?

maart 18, 2020

over teamcoaching & zelfsturende teams

“Ons MT heeft besloten om zelfgestuurde teams te gaan invoeren”, zegt de manager. “Dat kan niet” flappen we er allebei tegelijk uit en kijken elkaar dan een beetje verschrikt aan. Nog los van de taal-technische verwarring die ontstaat door de combinatie van de woorden “Zelf” (actief) en “gestuurd” (lijdend/passief, van buitenaf komend), is van bovenaf besluiten tot de invoering van zelfsturing niet erg congruent. En dat is de nekslag voor elke vorm van sturing[1].

Zelfsturing gaat over een herverdeling van eigenaarschap. Iedereen die met teams werkt weet dat dit een proces is dat enige tijd en aandacht vraagt. Denk maar aan de tijd die het kost om het team gezamenlijk verantwoordelijk te maken voor de onderlinge communicatie (het proces) en te zorgen dat ze elkaar daarop aanspreken waar nodig. De ontwikkeling van zelfsturende teams is een soortgelijk proces. Dit artikel gaat over de wijsheid die je als facilitator of teamcoach kunt bijdragen aan die ontwikkeling.

Eerst verkennen

“Nemen jullie het roer over?” kan een prikkelende vraag zijn voor een eerste verkennend overleg. Welke beelden en betekenissen zijn er in het team / de organisatie als het gaat om sturing? Ook belangrijk: Welke ervaringen en emoties spelen een rol? Welke behoeften zijn er? Vooral richting, of juist meer ruimte? Voor welke vragen is “sturing” de oplossing? Het verkennend gesprek is een manier om taal en verwachtingen af te stemmen. Daarnaast kan het gebruikt worden om “het water te testen”. Mag alles gezegd worden in dit team? Of zijn er nog gesprekken die eerst gevoerd moeten worden? Verbindingen die hersteld moeten worden, of zaken uit het verleden die aandacht vragen? Als het water rustig is, kunnen we naar de volgende stap; eigenaarschap over inhoud en proces gaan delen. “We gaan samen een andere vorm van sturing uitwerken” en “We maken samen afspraken over de manier waarop we dat gaan aanpakken”.  Als manager is dit ook een test voor je commitment. Wil je echt verantwoordelijkheden delen, dan begin je hier al met loslaten. Proces én uiteindelijk resultaat zijn een gezamenlijke opgave.

Richting-Ruimte-Verbinding-Ordening

Mensen zijn verschillend, ook als het gaat om sturing. Sturing moet zorgen voor Richting, Ruimte, Verbinding en Ordening. Maar de balans daartussen verschilt per persoon en situatie. In deze fase ga je actief op zoek naar de verschillen en naar de waarden en talenten die erachter verborgen liggen. Je duikt dieper in de sturingsbehoeften. Wie heeft op welke momenten behoefte aan welke vorm van grip of sturing? Hoe zit het met sturingsinformatie? Ook daar hebben mensen hun eigen stijlen. De achterkant van het sigarenkistje of een krabbel op een post it blaadje is voor de één een prima thermometer. De ander heeft behoefte aan tabellen en grafieken, als dan niet digitaal en real time.

Uiteindelijk moet je de verschillen weer verbinden in één gezamenlijke werkwijze. De belangrijkste vraag is welke “richting, ruimte, verbinding en ordening” niet vanzelf ontstaan in de samenwerking. Waar moet dus op “bijgestuurd” worden? Als het doel helder is volgt de vraag; welke hefbomen zijn nodig om het gewenste resultaat te bereiken? Gaat het om iets wat mensen moeten willen, weten, kunnen of mogen? Afhankelijk daarvan kies je je sturingsmiddelen. Deze kunnen direct zijn, bijvoorbeeld beloningen als extrinsieke motivatie (op de hefboom willen), of indirect, bijvoorbeeld resultaten of voortgang zichtbaar maken in de vorm van grafieken (op de hefboom weten). Tot slot volgt de vraag; welke gegevens of signalering zijn nodig om op tijd te kunnen bijsturen? Met andere woorden; wat moeten we gaan meten?

Door al deze vragen open te bespreken in het team kom je tot een gezamenlijk ontwerp waarvan het team zich ook eigenaar voelt. Ja, het risico bestaat dat het team op andere zaken wil sturen dan het management voorheen deed. Maar hoe erg is dat?

Ontwikkelstrategie

Zoals er verschillende behoeften zijn als het gaat om vorm en inhoud van sturing, zo zijn er ook verschillen als het gaat om invoeringsstrategie. De één springt graag in één keer in het diepe, de ander wil graag eerst de juiste instrumenten, of de gelegenheid om te oefenen en uit te proberen. De één hecht er aan om elke week te evalueren hoe het gaat, de ander wil graag over tot de orde van de dag. De voorkeursstijlen in invoeringsstrategieën zijn vergelijkbaar met voorkeuren in leerstrategie. Belangrijk is om hierin ieders voorkeuren te erkennen. Ook als de meerderheid strategie A wil volgen, is het belangrijk na te gaan wat de minderheid nodig heeft om hier in mee te gaan[1].  Na het gezamenlijk ontwerp van de sturing volgt dus een gezamenlijk ontwerp van de Ontwikkelstrategie. Pas dan kun je de vraag definitief voorleggen: Nemen jullie het roer over?

tot slot

Meer weten over methoden om eigenaarschap in teams te ontwikkelen? We gaan er dieper op in bij de training Aan de slag met de Groep www.kattoolsentraining.nl Een gesprek voeren over waarden en talenten? Gebruik onze waardenkaarten, je vindt ze in de webwinkel. Meer weten over sturingsstijlen? Download gratis de infographic sturingsstijlen en behoeften.



    [1] Een methode die je hier in de besluitvorming kunt gebruiken is Deep Democracy


    [1] Zie het artikel “Welkom in de cockpit

    X