Verbeelden of verbeelding

december 16, 2019

Beide zijn prima in te zetten om organisatievraagstukken op te lossen. In dit artikel beschrijven we hoe.

Organisatievraagstukken zijn vaak taai en complex, ze zijn niet voor niets nog niet opgelost. Samen met anderen nadenken over oplossingsrichtingen helpt enorm. Zeker als je daarbij ook nog gebruik maakt van beeldtaal. Hoe? Daar zijn meerdere manieren voor. Dan Roam beschrijft in zijn boeken[1] een manier om de verschillende elementen van een vraagstuk te tekenen en daardoor inzicht te krijgen in oplossingsmogelijkheden. Een andere techniek, bekend vanuit coaching, is werken met een metafoor. Een metafoor is een beeldspraak die de essentie van de situatie samenvat en die minder abstract maakt. Een bekend organisatievoorbeeld is de olietanker die moeilijk van koers kan veranderen, voor een bedrijf dat minder slagvaardig is. Dit is een eenvoudig voorbeeld, maar de uitgebreidere variant die we verderop bespreken biedt mogelijkheden voor taaie en complexe vraagstukken.

Waarom beide varianten werken

Het gebruiken van beeldtaal heeft twee voordelen. In de eerste plaats zorgt het voor een reductie van de complexiteit. Beeldtaal dwingt door zijn vorm af om een vraagstuk terug te brengen naar de essentie. Het tweede voordeel is het creëren van gemeenschappelijk begrip. Van onze taal denken we vaak dat die gemeenschappelijk is. Maar verschillende mensen geven verschillende betekenissen aan woorden. Enige probleem is dat we ons daar niet altijd van bewust zijn. En we maken onze betekenissen zelden concreet. Het maken van de vertaalslag naar een nieuwe taal (in dit geval beeld) zorgt ervoor dat we wel concreet maken welke betekenis we ergens aan geven. 

Hoe je met verbeelden kunt werken

De methode van Dan Roam gebruikt een zevental vraagwoorden, die leiden tot zes verschillende soorten tekeningen. Je kiest de relevante vraagwoorden, stelt de bijbehorende vraag en brengt de informatie in beeld die het antwoord oplevert. Voor de vraagwoorden Wie en Wat leidt dat bijvoorbeeld tot een zogenaamde “portret” tekening, die de relevante kenmerken van de betrokken personen of zaken in beeld brengt. Als daarbij niet de absolute kenmerken, maar de kenmerken in vergelijking met andere personen of zaken relevant zijn, krijg je bijvoorbeeld een speelveld tekening of een grafiek. Het verbeelden van het vraagwoord Wanneer leidt bijvoorbeeld tot een tijdslijn, voor het vraagwoord Hoe is dit een processchema of beslisboom.

Als alle relevante tekeningen gemaakt zijn, ontstaat als vanzelf het inzicht dat nodig is voor de laatste vraag: Waarom (gebeurt hier eigenlijk wat er gebeurt)? De daarvoor in het boek gebruikte tekening heet een multivariabele plot, maar zou in onze ogen evengoed een systeemtekening kunnen zijn, waarin de verschillende invloeden in beeld worden gebracht. Zie de download voor voorbeelden van beide.

Belangrijk om mee te nemen in het gebruik van deze methode, is het feit dat de Amerikaanse vraagwoorden in het Nederlands niet altijd dezelfde betekenis hebben, en ook niet altijd een eenduidige. De vraag Wanneer kan bijvoorbeeld op een tijdstip slaan of een volgorde, maar ook op specifieke omstandigheden waaronder een bepaalde situatie optreedt. Ook bij andere vragen zijn meerdere invalshoeken mogelijk. Juist het spelen met die verschillende invalshoeken en kijken wat relevant is, kan ervoor zorgen dat je meer betekenisvolle tekeningen krijgt.

Daarnaast vinden wij het belangrijk om 1 vraag(woord) toe te voegen aan de lijst: Waarom niet? Daarmee breng je de waarde van de weerstand in beeld (de risico’s en belemmeringen die mensen zien, waardoor het eenvoudiger is de situatie in stand te houden dan deze te veranderen). Zie ook ons eerdere artikel over de Waarde van de weerstand.

Hoe je met verbeelding kunt werken

Metaforen kun je inzetten als analogie of als oplossingsdomein. Een metafoor inzetten als analogie betekent dat je een verhaal vorm geeft met daarin verschillende elementen die relevant kunnen zijn voor het organisatievraagstuk. Je beschrijft verschillende rollen, omgevingsaspecten, een probleem of uitdaging en dilemma’s of patronen. Nadat je de metafoor hebt gedeeld ga je op zoek naar het equivalent van deze aspecten in de echte probleemsituatie; “Wat is onze trigger?” “Wie of wat is onze vijand?” “Welke ruimte of begrenzing biedt onze omgeving?”. Alleen stel je niet letterlijk deze vragen maar refereer je aan de verhaalelementen uit de metafoor: “Wat was ons ‘boze klant’ telefoontje?” “Wie of wat is onze “saboteur?” “Waar ligt onze bermuda driehoek?”. Doordat de metafoor eenvoudiger en concreter is dan de complexe organisatievraag, maar de beelden wel vergelijkbare belevingen oproepen, zijn de relevante aspecten uit de organisatievraag gemakkelijker te herkennen en op te sporen.

Metafoor inzetten als oplossingsdomein

Wil je de metafoor inzetten als oplossingsdomein, dan verplaats je in feite het organisatievraagstuk naar een andere context. Je begint met het vertellen van een verhaal: “Stel deze situatie zou zich afspelen in een geheim laboratorium, midden in de woestijn… De medewerkers van het laboratorium zoeken met man en macht naar een geneesmiddel voor een dodelijk virus dat zich over de wereld dreigt te verspreiden. Als de onderzoeksresultaten in verkeerde handen vallen, zouden kwaadwillende mogendheden die kunnen gebruiken om andere landen te chanteren. De veiligheidsmaatregelen zijn daarom in de loop van de tijd steeds strikter geworden. De directie weet zeker dat zich een spion onder het personeel bevindt. Inmiddels weten de medewerkers niet meer wie ze wel en niet kunnen vertrouwen. Op een dag…” Daar vul je vervolgens een crisis in die enige gelijkenis heeft met het organisatievraagstuk, of je laat het over aan de betrokkenen om dit te doen.

Als de complexiteit uit de praktijk voldoende in het verhaal is verwerkt (laat mensen eventueel aanvullen), geef je de deelnemers een rol en vraagt ze wat zij zouden doen. Stel jij bent de directeur van het laboratorium ….wat zou je doen in deze situatie? De deelnemers gaan vanzelf brainstormen over mogelijke oplossingen. Jij zorgt dat ze “in het verhaal blijven”. In het verhaal zijn namelijk meer mogelijkheden dan in de realiteit. Ze hoeven nu nog niet realistisch te zijn. Als er een aantal oplossingen bedacht zijn, vraag je om een vertaling naar het feitelijke organisatievraagstuk: wat zou het equivalent van deze oplossing zijn in jullie situatie?

Meer weten?

Een overzicht van de vragen en tekenmogelijkheden van de Dan Roam methode vind je in de gratis download bij dit artikel. Wil je meer weten over het werken met Metaforen? Begin 2020 verschijnt in onze webwinkel https://kattoolsentraining.nl/instrumenten/ een Metaforenset met materialen en instructies om het werken met Metaforen als adviseur of facilitator gemakkelijker te maken.


    [1] Op de achterkant van een servet, 2008 en Het uitgevouwen servet, 2014.

    X